Problemi e necessità
Prenotazione dei pasti mensa – L’esigenza dell’ufficio del personale è quella di gestire le richieste giornaliere dei dipendenti in automatico magari contemporaneamente alla timbratura delle presenze; oltre a poter estrarre i dati per effettuare l’ordine alla società di catering, il sistema deve generare una voce di addebito automatica per lo studio paga, che lo inserirà nella busta paga del dipendente che ha consumato il pasto giornaliero.
“Vorrei dare un servizio di qualità ai nostri dipendenti senza gravare di lavoro le persone che dovranno gestire questa attività…” chiede il responsabile del personale.
Soluzione adottata: costi e benefici
L’Azienda è già in possesso di timbratori con tasti di scelta rapida i quali vengono configurati in modo che successivamente alla prima timbratura giornaliera, sul display compaia un menù con i 4 possibili pasti a scelta che potranno essere selezionati tramite uno dei tasti del timbratore stesso.
Il software di rilevazione presenze viene configurato, in modo tale che l’azienda possa ottenere giornalmente la situazione aggiornata dei pasti da ordinare alla società esterna tramite apposito report in .PDF o .XLS; il conseguente addebito per il dipendente, in busta paga, viene effettuata automaticamente dal sistema senza ulteriori attività da parte dell’Azienda cliente. La selezione effettuata consentirà l’inserimento di una voce all’interno della giornaliera al momento dello scarico delle timbrature; questa operazione darà modo all’ufficio del personale di poter estrarre un report con i dipendenti e i menù scelti per poter effettuare l’ordine di pasti alla società di catering e parallelamente memorizzerà il dato nella giornaliera, che verrà inviata allo studio per l’elaborazione della paga dove verrà effettuato l’addebito concordato al dipendente.
La soluzione adottata non ha richiesto investimenti onerosi al di là di qualche ora di attività per configurare il sistema ed è stata realizzata in tempi rapidi grazie alla predisposizione dei timbratori e la personalizzazione del software di gestione delle presenze (PresenzaSemplice).
“Abbiamo accolto la richiesta dei nostri dipendenti senza gravare le persone di attività aggiuntive…” ci conferma il responsabile del personale.
Risultato e conclusioni
La soluzione a regime ha consentito di soddisfare l’esigenza dell’Azienda di erogare il servizio mensa al personale senza gravare né l’ufficio del personale né il dipendente stesso di attività aggiuntive. Le necessità del Cliente erano quelle di:
- Far percepire al dipendente un servizio di qualità
- Non gravare le persone interne all’azienda di attività aggiuntive
- Inviare dati corretti alla Società di catering e allo studio paghe
- Riutilizzare i timbratori già presenti in azienda