Un software di rilevazione presenze rappresenta lo strumento più efficace da adottare per registrare le presenze dei propri dipendenti, soprattutto (ma non solo) per le aziende di grandi dimensioni. Un sistema elettronico e informatizzato permette di raccogliere e calcolare tutte le informazioni in modo automatico, impostando delle regole specifiche che valgano per tutti i dipendenti o per determinati reparti. In questo modo è possibile, ad esempio, indicare delle tolleranze o degli arrotondamenti sulle ore lavorate, riducendo al minimo il margine di errore sui conteggi finali.
In questo modo potrai risparmiare tempo e risorse, inviando all’ufficio dedicato all’elaborazione delle buste paga dei dati completi e già perfettamente organizzati.
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Ottimizza l’elaborazione delle paghe:
Il software di rilevazione presenze di Studio Miazzo si integra perfettamente ai sistemi di elaborazione paghe, riducendo al minimo il margine di errore.
Gestisci le presenze dei dipendenti con facilità
PresenzaSemplice è un software semplice, intuitivo e personalizzabile, che ti permetterà di rilevare e gestire le presenze senza difficoltà.
Risparmia tempo e risorse
Con le nostre soluzioni software, elimini le attività manuali ripetitive e raccogli dati accurati e ben organizzati, dedicando tutto il tempo risparmiato al tuo core business.
Perché è importante utilizzare un software di rilevazione presenze
Con la pandemia da coronavirus e il fenomeno della digitalizzazione in costante sviluppo all’interno delle realtà aziendali, lo smart working (o lavoro agile) ha assunto un ruolo fondamentale in moltissimi contesti lavorativi.
È lecito chiedersi, a questo punto, quanto sia effettivamente utile adottare ancora dei sistemi di rilevazione delle presenze per verificare l’effettivo lavoro svolto dai propri dipendenti, o se tale metodo sia ormai obsoleto. Ma registrare le presenze e gli orari di lavoro è sempre importante, a prescindere dalle nuove forme di lavoro flessibili. Ecco perché.
1) Riporta correttamente i dati sul cedolino
I dati riguardanti le presenze incidono nel calcolo della retribuzione e delle indennità; perciò, è fondamentale che siano sempre precisi e che corrispondano alle effettive ore di servizio del lavoratore.
Registrare tali dati giornalmente e confrontarsi con il dipendente, proponendogli un resoconto mensile da confermare prima dell’elaborazione delle paghe, permette di evitare errori che potrebbero condizionare le vostre attività in termini economici e di tempo.
2) Mantieni un rapporto di condivisione e trasparenza con i tuoi collaboratori
Non si deve pensare alla rilevazione delle presenze come a una mera forma di controllo, bensì come a una possibilità per agevolare le interazioni: lo smart working, infatti, consente al lavoratore che adopera questa modalità di gestire in autonomia sia gli orari che il luogo di lavoro, ma è comunque importante potersi allineare con i colleghi e costruire un sistema interno il più possibile trasparente.
Ad oggi, vi sono numerosi strumenti che consentono di agevolare questo processo: al di là del classico timbratore da collocare in azienda, esistono infatti delle app che permettono di registrare i propri orari di lavoro direttamente dallo smartphone, con la possibilità di geolocalizzarsi senza essere fisicamente presenti in ufficio.
3) Organizza e ottimizza l’attività di rilevazione delle presenze
Utilizzare un software di rilevazione delle presenze all’interno di realtà aziendali più o meno strutturate consente di avere un quadro chiaro delle fasce di operatività dei propri collaboratori, e di poter organizzare il lavoro in modo funzionale e agevole per tutti.
Un responsabile potrà, ad esempio, avere un riscontro immediato dei dipendenti presenti in azienda, di coloro che sono fuori sede o di quelli che invece operano in remote working, e di pianificare dunque le attività in modo ottimale e in tempi brevissimi, senza dover perdere tempo in giri di chiamate e email per capire quale sia la situazione giornaliera.
Software rilevazione presenze - versione web: "PresenzaSemplice"
Tramite PresenzaSemplice è possibile personalizzare le regole e le fasce orarie da associare ai singoli dipendenti secondo gli accordi stabiliti, ottenere causali personalizzate, gestire le festività, conteggiare le timbrature e smaltire automaticamente i ratei secondo il criterio definito dall’azienda.
Integrazione eventi con il nostro software di rilevazione presenze
La giornaliera, per essere a tutti gli effetti normalizzata, richiede l’associazione con eventuali “eventi particolari” che possono andare a modificare l’orario di lavoro prestabilito: assenze per malattie, ferie e permessi sono tra i casi più comuni.
Utilizzare un software per la rilevazione delle presenze in grado di integrare questi eventi è utile sia da un punto di vista amministrativo, per l’HR Manager e lo Studio Paghe che riceverà i dati per l’elaborazione del cedolino, sia sotto un aspetto meramente organizzativo.
Il capo reparto non dovrà più vagare alla ricerca di informazioni sui dipendenti, ma potrà avere ogni giorno un prospetto completo che gli permetta di organizzare il lavoro nel miglior modo possibile, tenendo conto di tutti i fattori utili.
Ferie e permessi
La normativa è molto rigida in materia di smaltimento ferie, permessi e banca ore, e non sempre è facile tenere sotto controllo la situazione di ciascun dipendente, gestendo i ratei residui in modo efficiente.
Lo smaltimento automatico si basa sui criteri definiti in precedenza dall’azienda per monitorare e organizzare i residui di ferie e permessi, evitando accumuli o eventuali situazioni in negativo.
Gestione eventi monetari
Registrare i dati di trasferte, rimborsi spese e altri eventi monetari è un processo oneroso in termini di tempo, e l’inserimento manuale di queste attività è facilmente soggetto a errori che si riflettono sulla busta paga del dipendente.
Il pannello variazioni è uno strumento che consente di inserire tutte queste informazioni in automatico, evitando superflui scambi di mail e rendendo quest’attività più snella ed efficace.
Organizzazione turni
Nelle aziende medio-grandi, in cui il lavoro è organizzato su turni, una problematica frequente è data dalla difficoltà nello stabilire i turni dei lavoratori e sopperire a eventuali scoperture dell’ultimo minuto.
Un sistema di copertura turni permette di avere a disposizione un prospetto chiaro della situazione giornaliera, analizzando i dati di presenze e assenze dei dipendenti e mettendole a disposizione del capo reparto/responsabile di produzione al fine di pianificare i turni.
Non solo consulenza del lavoro:
scopri tutti i nostri servizi
Il nostro Studio si compone di 7 Consulenti del Lavoro specializzati in diversi ambiti: ci occupiamo di rapporti di lavoro, relazioni sindacali, gestione degli expatriates, licenziamenti collettivi, riorganizzazione aziendale e ogni altro adempimento necessario, supportando le aziende di grandi e piccole dimensioni in tutti gli aspetti relativi alla gestione delle risorse umane.
L’elaborazione delle buste paga è un’attività fondamentale per qualsiasi azienda, e richiede precisione e conoscenza dettagliata delle normative fiscali e previdenziali. Gestiamo tutti gli adempimenti mensili e annuali con accuratezza e precisione, garantendo il rispetto delle scadenze e la corretta applicazione delle disposizioni normative.
Il nostro servizio di Outsourcing HR consente alle Aziende di far fronte a competenze mancanti, picchi di lavoro o esigenze temporanee all’interno dell’ufficio HR, senza dover assumere personale dedicato. Saranno i nostri operatori a occuparsi di tutte le attività legate alla gestione del personale, garantendo professionalità e affidabilità in ogni fase del processo.
Studio Miazzo, in quanto delegato di Fondazione Consulenti per il Lavoro, mira a individuare i migliori candidati per le Aziende. Dopo un’accurata analisi dei bisogni del Cliente, il team di Ricerca e Selezione esegue una ricerca di potenziali candidati e, al termine della fase di selezione vera e propria, propone all’Azienda una rosa di profili idonei.
Studio Miazzo offre alle Aziende Clienti un servizio di attivazione, gestione e svolgimento degli adempimenti burocratici per quanto riguarda l’apprendistato, assicurando agli assunti con questa tipologia contrattuale e al rispettivo datore di lavoro un percorso formativo-professionale altamente qualificante e nel pieno rispetto della normativa vigente.
Lo Studio eroga servizi di Politiche Attive per il Lavoro. Tali programmi sono istituiti da organismi nazionali o regionali e rivolti a cittadini, lavoratori, disoccupati e percettori di misure di sostegno al reddito. I soggetti vengono presi in carico dai servizi accreditati, profilati e accompagnati in un percorso finalizzato alla ricerca di occupazione.
Software rilevazione presenze - versione mobile: "PeopleWork"
PeopleWork è l’app mobile (sia per Android che iOS) rivolta ai dipendenti delle Aziende che desiderano utilizzare le funzionalità di PresenzaSemplice in mobilità e in una nuova modalità semplificata. L’app si compone di diversi moduli: Gestione delle Timbrature, Ferie e Permessi, Documenti, Caricamenti.
Come funziona l’app PeopleWork?
Per poter accedere a PeopleWork è necessario che l’azienda dell’utente abbia sottoscritto un contratto per l’utilizzo dell’applicazione, fornendo tutti i dati necessari per la stesura dell’organigramma aziendale.
È possibile accedere a PeopleWork come utente standard (ad esempio un dipendente) o come responsabile con funzioni avanzate, in base all’organigramma e alle indicazioni fornite dall’azienda.
L’app si compone di tre moduli: timbrature, ferie e permessi e documenti.
I vantaggi di utilizzare i nostri software per la gestione HR
Flessibilità e rapidità
Le competenze tecniche del nostro reparto IT e dell’area sviluppo, unite all’esperienza pluridecennale in ambito amministrativo, ci hanno consentito la creazione di soluzioni software integrate in grado di rispondere alle esigenze di flessibilità e rapidità delle PMI, permettendo alle aziende di concentrarsi sul proprio core business snellendo il più possibile le attività di gestione del personale.
Organizzazione e pianificazione
I nostri software si adattano anche alle necessità delle grandi imprese e delle multinazionali: i nostri professionisti analizzeranno le caratteristiche della tua azienda per fornirti un prospetto personalizzato in base alle necessità specifiche della tua attività, valutando anche eventuali implementazioni rispetto ai software già in uso.
Corsi di formazione sui software di rilevazione presenze
Gli esperti della nostra Area Sviluppo ti supporteranno nell’apprendimento delle varie funzionalità degli applicativi: avrai la possibilità di pianificare con noi un corso di formazione base di circa 2 ore sul software selezionato, e potrai sempre contattarci per un’assistenza remota o in sede in caso di necessità.
Opzioni di personalizzazione
La presenza di una software house interna presso il nostro Studio e l’interazione costante tra operatori e clienti consente di raccogliere le eventuali richieste di questi ultimi e di personalizzare le nostre soluzioni apportando modifiche, aggiornamenti o implementazioni al fine di fornire un servizio di qualità e concretamente vantaggioso per la tua attività.
Gestione HR smart tramite app
La gestione di timbrature, ferie e permessi non sarà più un problema, anche fuori ufficio: con la nostra app dedicata puoi fruire di tutte queste funzionalità direttamente dal tuo smartphone.
Monitoraggio e analisi dei dati
I nostri software di rilevazione presenze consentono di raccogliere i dati relativi alla gestione del personale in modo singolo o aggregato tramite delle interrogazioni personalizzate, al fine di poter effettuare valutazioni e pianificare strategie vincenti per il tuo business.
Non solo software: tutte le soluzioni per la rilevazione delle presenze
Diversi decenni di esperienza nel settore della gestione del personale ci hanno permesso di acquisire un know-how specifico nella rilevazione presenze e nel controllo degli accessi, fornendo ai nostri clienti risposte complete e semi-automatizzate grazie a timbratori di rilevazione presenze di produzione italiana, suddivisi in varie fasce prestazionali e di prezzo: la nostra proposta spazia dal timbratore di tipo entry-level a quello più evoluto, fornito di riconoscimento biometrico e/o termo scanner integrato.
- Badge a di prossimità o a banda magnetica/barcode
- Rilevamento biometrico criptato
- Apertura di varchi
- Attivazione sirene di inizio e fine turno
- Rilevazione della temperatura corporea per la verifica attiva degli standard anti-Covid19
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Domande frequenti
Il software non ha bisogno di alcuna installazione, si accede dal browser con le proprie credenziali.
Certo, il software può gestire molteplici modalità di conteggio in base alle richieste aziendali
Può accedere tranquillamente da un altro pc che abbia una connessione internet.
Con lo schedulatore potrà avere le timbrature di entrata già scaricate e procedere con la stampa Presenti/Assenti.
Sì, con la stampa Statistica Eventi potrà avere il dettaglio o i totali di assenze, straordinari ed eventi statistici per dipendente in tempo reale.
Sì, il software prevede la possibilità di inserire autonomamente i dati dei dipendenti interinali e di assegnare la regola di conteggio che si desidera.
Attivando il servizio “Certificati Telematici” potrà ricevere i certificati direttamente sulla sua mail e avere la compilazione automatica in giornaliera.
Sì, purché abbia un layout anonimo che non riporti il nominativo del precedente lavoratore; si può riassegnare già dal giorno successivo.
Sì, occorre attivare la funzionalità di controllo accessi sui timbratori che riconosceranno esclusivamente le timbrature provenienti dalle tessere autorizzate.
Sì, è possibile collegare a un relay interno del timbratore i due cavetti che comandano la chiusura del contatto di attivazione delle sirene; gli orari di attivazione e la durata del suono sono programmabili.
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