Cosa si intende per “outsourcing”
Cosa prevede l’outsourcing della gestione presenze
I motivi per cui è utile esternalizzare
Cosa si intende per “outsourcing”
Il termine “outsourcing” fa riferimento alla possibilità di un’azienda di esternalizzare a terzi singole mansioni, reparti o processi aziendali, ottenendo così supporto da un fornitore di servizi specializzato e delegando a questa figura le responsabilità attinenti a una certa attività. Le funzioni svolte in outsourcing sono spesso trasversali rispetto al core business aziendale, a cui si potrà così dedicare la maggior parte delle risorse e delle energie.
Per quanto concerne l’outsourcing della gestione presenze, il servizio si propone come uno strumento di aiuto alle aziende nell’elaborazione delle presenze/assenze mensili dei propri dipendenti, in modo temporaneo (maternità, assenze…) oppure continuativo, sollevando così l’ufficio del personale da alcune incombenze quotidiane.
Una volta stabilite delle specifiche regole orarie per gestire ritardi, recuperi e straordinari, viene configurato un sistema automatizzato di elaborazione dei dati, autonomo ma sempre in collaborazione stretta con l’ufficio delle Risorse Umane aziendale, al fine di gestire al meglio le eccezioni.
Affidare la gestione delle presenze in outsourcing al proprio studio paghe, inoltre, può rivelarsi una scelta particolarmente oculata, poiché in questo modo il proprio operatore di riferimento avrà già a disposizione tutte le informazioni necessarie per l’elaborazione dei cedolini.
Cosa prevede l’outsourcing della gestione presenze
Ciascun professionista offre il proprio servizio in modalità differente, a seconda delle possibilità e delle esigenze del propri clienti. Per una gestione completa e integrata delle presenze del proprio personale, la scelta dovrebbe essere preceduta da un’approfondita analisi della situazione aziendale interna, orientandosi verso un servizio che possa assicurare un alto grado di efficienza e un buon livello di comunicazione con il proprio ufficio del personale interno (nel caso sia presente).
In generale, l’esperto prescelto si dovrà occupare delle seguenti attività:
- Controllo anomalie relative alle presenze
- Gestione assenze (malattie, maternità…)
- Quadratura della giornaliera presenze
- Elaborazione dei dati inerenti l’amministrazione del personale
Considerata l’importanza e la sensibilità dei dati raccolti, è fondamentale delegare questo genere di attività a un team specializzato e affidabile, che possa supportare l’azienda da remoto e, ove necessario, anche on site, o che si interfacci costantemente con una figura interna all’azienda stessa.
I motivi per cui è utile esternalizzare
Affidarsi a dei professionisti della gestione del personale in outsourcing permette di evitare le perdite di tempo che si riscontrano quando si devono correggere manualmente tutti i casi non risolti in automatico dal sistema impiegato, evitando una grossa esposizione all’errore.
Ci sono diversi motivi per esternalizzare la gestione di alcuni processi:
- Aumentare l’efficienza e la qualità lavorativa: il personale interno può focalizzarsi sulle attività strettamente legate al core business dell’azienda, con un conseguente miglioramento della qualità del lavoro;
- Ottimizzare la scalabilità: con l’aumento della manodopera disponibile, è possibile ottenere il massimo rendimento nella produzione, garantendola anche in caso di fluttuazioni stagionali o insolite;
- Sopperire alla mancanza di conoscenze specifiche e ridurre i costi: l’outsourcing è un’ottima alternativa all’assunzione di nuove figure specializzate e dotate di un preciso know-how, che permette sia di avere un alto livello di preparazione sulla funzione richiesta, sia di ridurre le spese legate a quell’attività.
