Cosa si intende con “rilevazione delle presenze”?
Quali sono i metodi per rilevare le presenze dei dipendenti?
Perché è importante rilevare le presenze?
La normativa da rispettare
Cosa si intende con “rilevazione delle presenze”?
Quando un’azienda viene costituita, una delle prime attività su cui porre l’attenzione è sicuramente quella della gestione del personale e, di conseguenza, della rilevazione delle presenze, ossia della registrazione delle presenze giornaliere dei dipendenti, tracciando gli orari di ingresso e di uscita dei lavoratori, così da poter organizzare i processi in modo efficiente e strutturato.
I dati raccolti in quest’ambito saranno fondamentali al fine dell’elaborazione delle buste paga, e dovranno dunque essere forniti al consulente o all’ente cui l’azienda ha assegnato tale mansione.
Quali sono i metodi per rilevare le presenze dei dipendenti?
La rilevazione delle presenze può avvenire in vari modi, più o meno adatti a seconda della tipologia e della dimensione aziendale.
Libro presenze
Le aziende di piccole dimensioni, senza particolari regole orarie, possono utilizzare un libro di registrazione delle assenze: in questo caso, non sarà necessaria la timbratura in ingresso e in uscita dei dipendenti, ma sarà sufficiente trascrivere sul registro cartaceo solo gli eventi diversi dal normale orario lavorativo (es. malattia, ferie).
Questa modalità, anche se poco onerosa per i dipendenti, può creare tuttavia alcune problematiche al momento della realizzazione del cedolino: il calcolo delle presenze dovrà avvenire per difetto, ed è possibile che tale sistema manuale possa generare nel tempo problemi nei conteggi.
Marcatempo
Il marcatempo, o “timbracartellini”, è un dispositivo elettronico che stampa su delle apposite schede cartacee fornite ai dipendenti l’orario di entrata e di uscita. Alla fine del mese, queste schede vengono raccolte per calcolare il totale delle ore di ogni lavoratore, da comunicare all’addetto all’elaborazione della busta paga.
Anche questo metodo non è esente da rischi, poiché la timbratura potrebbe essere soggetta a ritardi o dimenticanze, ad esempio, con conseguenti errori al momento della redazione del cedolino. Inoltre, il conteggio delle presenze alla fine del mese è un impegno piuttosto gravoso in termini di tempo.
Software per la rilevazione delle presenze e la gestione dei dati
Un software di gestione delle presenze è sicuramente la modalità più efficace da adottare per registrare le presenze dei propri dipendenti, soprattutto (ma non solo) per le aziende di grandi dimensioni: un sistema elettronico e informatizzato, associato a dei dispositivi hardware posizionati nei locali aziendali, permette di raccogliere e calcolare tutte le informazioni in modo automatico, impostando delle regole specifiche che valgano per tutti i dipendenti o per determinati reparti. In questo modo è possibile, ad esempio, indicare delle tolleranze o degli arrotondamenti sulle ore lavorate, riducendo al minimo il margine di errore sui conteggi finali.
In questo modo, sarà possibile risparmiare tempo e risorse, inviando all’ufficio dedicato all’elaborazione delle buste paga dei dati completi e già perfettamente organizzati.
Perché è importante rilevare le presenze?
Con la pandemia da coronavirus e il fenomeno della digitalizzazione in costante sviluppo all’interno delle realtà aziendali, lo smart working (o lavoro agile) ha assunto un ruolo fondamentale in moltissimi contesti lavorativi. È lecito chiedersi, a questo punto, quanto sia effettivamente utile adottare ancora dei sistemi di rilevazione delle presenze per verificare l’effettivo lavoro svolto dai propri dipendenti, o se tale metodo sia ormai obsoleto. In questo articolo proviamo a spiegare perché registrare le presenze e gli orari di lavoro è sempre importante, a prescindere dalle nuove forme di lavoro flessibili.
1) Riportare correttamente i dati sul cedolino
I dati riguardanti le presenze incidono nel calcolo della retribuzione e delle indennità, perciò è fondamentale che siano sempre precisi e che corrispondano alle effettive ore di servizio del lavoratore. Registrare tali dati giornalmente e confrontarsi con il dipendente, proponendogli un resoconto mensile da confermare prima dell’elaborazione delle paghe, permette di evitare errori che potrebbero condizionare le vostre attività in termini economici e di tempo.
2) Mantenere un rapporto di condivisione e trasparenza con i propri collaboratori
Non si deve pensare alla rilevazione delle presenze come a una mera forma di controllo, bensì come a una possibilità per agevolare le interazioni: lo smart working, infatti, consente al lavoratore che adopera questa modalità di gestire in autonomia sia gli orari che il luogo di lavoro, ma è comunque importante potersi allineare con i colleghi e costruire un sistema interno il più possibile trasparente.
Ad oggi, vi sono numerosi strumenti che consentono di agevolare questo processo: al di là del classico timbratore da collocare in azienda, esistono infatti delle app che permettono di registrare i propri orari di lavoro direttamente dallo smartphone, con la possibilità di geolocalizzarsi senza essere fisicamente presenti in ufficio.
3) Organizzare e ottimizzare il lavoro
Utilizzare un sistema di rilevazione delle presenze all’interno di realtà aziendali più o meno strutturate consente di avere un quadro chiaro delle fasce di operatività dei propri collaboratori, e di poter organizzare il lavoro in modo funzionale e agevole per tutti.
Un responsabile potrà, ad esempio, avere un riscontro immediato dei dipendenti presenti in azienda, di coloro che sono fuori sede o di quelli che invece operano in remote working, e di pianificare dunque le attività in modo ottimale e in tempi brevissimi, senza dover perdere tempo in giri di chiamate e email per capire quale sia la situazione giornaliera.
La normativa da rispettare
L’art. 4, comma 2, L. n. 300/1970 (Statuto dei Lavoratori) dispone che gli “strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze” non siano considerati di per sé come “strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori”, e pertanto non siano soggetti alle restrizioni previste dal comma 1 dello stesso articolo (utilizzo solo per “esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale” e sottoposizione a preventivo accordo con le RSA/RSU oppure autorizzazione di ITL/INL).
Rimane fermo il disposto di cui all’art. art. 4, comma 2, L. n. 300/1970, a monte del quale “Le informazioni raccolte [mediante un sistema di rilevazione presenze] sono utilizzabili a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro a condizione che sia data al lavoratore adeguata informazione delle modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli e nel rispetto di quanto disposto dal decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.”
In altre parole, il datore di lavoro deve preventivamente informare il lavoratore in merito a come utilizzare lo strumento e alle modalità con cui vengono effettuati i controlli: quando il sistema di rilevazione presenze è cartaceo o prevede l’utilizzo di un marcatempo, si pongono pochi problemi; quando invece i sistemi di rilevazione sono tecnologicamente più complessi, come nel caso di un software di rilevazione delle presenze, diventa indispensabile valutare attentamente il loro impatto sul lavoratore (considerato in via presuntiva come soggetto “vulnerabile” e “debole”), e dunque applicare in maniera stringente i principi di liceità, pertinenza, non eccedenza del trattamento e limitazione delle finalità e della conservazione dei dati.
Inoltre, emerge anche la questione del lavoro agile e della possibilità di geolocalizzare le timbrature per tenere traccia delle presenze di coloro che operano al di fuori della sede aziendale. I software per la timbratura a distanza consentono a dipendenti e collaboratori di registrare le loro ore di lavoro giornaliere in qualsiasi luogo si trovino, grazie a delle app per smartphone o altri device che rilevino la località dalla quale avviene la timbratura. A tal proposito, il Garante della Privacy è intervenuto sostenendo che tali strumenti, per essere a norma, debbano:
- Cancellare in modo istantaneo il dato relativo alla posizione del lavoratore, verificando in via preventiva che le coordinate geografiche della sede di lavoro e la posizione del lavoratore corrispondano;
- Configurare il sistema affinché sul dispositivo vi sia un’icona che indichi in attività la funzionalità di localizzazione;
- Adottare specifiche misure idonee a garantire che l’app non possa effettuare trattamenti di dati ulteriori.
