Che cos’è l’onboarding?
Durata del piano
Le fasi del processo di onboarding
Vantaggi per l’azienda
Che cos’è l’onboarding?
Con onboarding si intende il processo di inserimento e di orientamento di un nuovo dipendente all’interno della realtà aziendale: l’accoglienza delle nuove risorse non è solo una formalità, bensì uno step fondamentale per consentire al neoassunto di integrarsi, aumentandone energia, motivazione e senso di appartenenza, ed evitando di perdere talenti dopo pochi mesi, o persino settimane.
Durata del piano
Non esiste una regola che indichi la durata specifica di un processo di onboarding aziendale, poiché dipende da moltissime variabili e si tratta in ogni caso di un piano individuale, da costruire su misura rispetto al tipo di attività gestita e al ruolo ricoperto dalla risorsa.
Indicativamente, il piano potrebbe coprire un periodo pari a circa un anno, con una particolare attenzione per il periodo di prova e, in generale, per i primi 6 mesi dal momento dell’assunzione.
Le fasi del processo di onboarding
Prima dell’inserimento
Circa due settimane prima dell’inserimento, è bene assicurarsi di aver concluso i preparativi per l’arrivo della persona neoassunta: il responsabile dell’onboarding verificherà che sia stato nominato il tutor e che sia stato stilato il piano formativo per la nuova risorsa; vi sarà inoltre da predisporre una postazione di lavoro adeguata (es. messa a disposizione di scrivania e pc, creazione dell’indirizzo email e dell’interno telefonico dedicati, ecc.) e da organizzare un programma giornaliero per la fase iniziale di inserimento.
Giorno precedente all’inserimento
Il giorno prima dell’arrivo del nuovo dipendente, il responsabile di servizio si occuperà di verificare la disponibilità dei titolari (o dei dirigenti) per un colloquio di benvenuto; successivamente, manderà un remind ai responsabili delle varie aree e alla reception, affinché partecipino attivamente all’accoglienza del nuovo collega. Per concludere, è buon uso inviare alla persona assunta un’email di benvenuto che contenga le istruzioni per il primo giorno di lavoro, le principali informazioni sul tutor che lo seguirà e il programma della giornata.
Primo giorno
L’organizzazione del primo giorno di lavoro è strettamente legata alle pratiche aziendali. In generale, è bene stilare un programma orario che permetta alla risorsa di introdursi nel miglior modo possibile all’interno della realtà aziendale. È fondamentale che la persona neoassunta abbia una figura a cui fare riferimento per richiedere informazioni o chiarimenti, e che sia in grado di trasmettere i valori e la cultura organizzativa dell’azienda; questa persona, definita buddy, può essere il tutor stesso o anche un collega appositamente designato dalla direzione per le sue doti comunicative e relazionali.
Il buddy si occuperà di presentare al nuovo dipendente l’ambiente di lavoro, accompagnandolo in un tour degli uffici e presentandolo ai responsabili e ai colleghi dei vari reparti, identificando in modo più chiaro persone e ruoli.
Molto importante è inoltre un primo incontro con il titolare (o il manager) e i responsabili stessi che, oltre a rompere il ghiaccio, permette di chiarire le dinamiche e i processi interni all’azienda, le persone a cui fare riferimento per esigenze specifiche e le interazioni utili tra le differenti aree di lavoro.
La giornata potrebbe prevedere anche la visione di un video di presentazione dell’azienda e un momento per analizzare insieme il piano formativo dei mesi successivi, lasciando poi spazio ad eventuali domande.
Check periodico
Un controllo periodico è necessario per verificare i risultati del processo di onboarding, valutando se gli obiettivi prefissati sono stati raggiunti o se è invece necessario modificare la strategia in essere in base al livello di apprendimento effettivamente raggiunto, alla gestione delle tempistiche e ai personali feedback del dipendente. Il check deve essere un momento di analisi e di confronto, per rimanere allineati durante l’intero percorso e offrire al neoassunto una concreta opportunità di crescita, di cui chiaramente beneficierà anche l’azienda.
Si precisa che il processo presentato è solo a titolo esemplificativo: è buona norma analizzare di volta in volta il contesto aziendale, sviluppando un piano su misura, personalizzato rispetto alle reali esigenze dell’azienda.
Vantaggi per l’azienda
L’onboarding è un investimento a tutti gli effetti, che sul medio-lungo periodo porta all’intera azienda numerosi e irrinunciabili vantaggi.
- Innanzitutto, consente ai dipendenti appena assunti di apprendere in modo più rapido ed efficace, con un conseguente miglioramento delle performance individuali e un incisivo incremento della produttività;
- I lavoratori sviluppano un maggiore senso di appartenenza all’azienda: si sentono coinvolti e formati sin dal loro ingresso, conoscono nel dettaglio il proprio percorso lavorativo e le opportunità che esso offre e sono più motivati nello svolgimento delle attività. Tutti fattori fondamentali per contrastare il turnover;
- Una buona strategia di onboarding consolida anche la reputazione aziendale (di cui parliamo in questo video), poiché proprio come i clienti e i fornitori, anche la soddisfazione dei dipendenti incide sull’immagine che l’azienda proporrà di sé all’esterno;
- I vantaggi sono anche economici: un lavoratore che si dimette dopo poco tempo è un enorme costo per l’azienda, che dovrà occuparsi di individuare tempestivamente una nuova risorsa e investire ulteriore tempo nella sua formazione; in quest’ottica, l’onboarding è uno step fondamentale per riuscire a trattenere i talenti, risparmiando tempo e denaro sul lungo termine.
